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Compras y entregas
A continuación relacionamos los términos y condiciones para el cumplimiento del proceso de compras, entrega de mercancía y radicación de facturas:
1) El envío de la Orden de Compra se realiza mediante correo electrónico a la dirección informada por el proveedor en el registro de proveedores. En caso de que esta dirección cambie deben informar por correo electrónico al área de compras para que se realice la actualización.
2) Una vez recibida la Orden de Compra por parte del proveedor, éste debe confirmar vía correo electrónico al área de compras la recepción de la misma; esta confirmación la deben enviar al correo del que recibe la información.
3) La aceptación de la Orden de Compra por parte del proveedor lleva consigo la aceptación de los presentes términos y condiciones.
4) Toda entrega o prestación de servicios tiene que corresponder a una Orden de Compra emitida por el área de compras. El proveedor no podrá iniciar la prestación del servicio ni la entrega de la mercancía hasta tanto Airplan haga envío de la Orden de Compra y reciba la confirmación de aceptación.
5) Se deben cumplir las condiciones indicadas en la Orden de Compra: Fecha de entrega, lugar de entrega, cantidad, precio, condiciones de pago, especificaciones o alcance del servicio.
6) La entrega de la mercancía se debe realizar en el lugar indicado en la Orden de Compra y al almacenista respectivo para cada aeropuerto.
Entregas parciales
Cuando por la naturaleza del producto o servicio procedan las entregas parciales, se aplicarán las disposiciones aquí establecidas, pero solo con la última entrega será radicada la factura y debe corresponder al mismo mes de entrega.
Embalaje y transporte
- El proveedor es responsable del embalaje y transporte de la mercancía objeto de la Orden de Compra. En consecuencia, cualquier daño o pérdida por embalaje defectuoso o transporte inadecuado, será de su exclusiva responsabilidad.
- La mercancía recibida debe corresponder totalmente con la factura de entrega del proveedor.
Radicación de facturas
Todas las facturas deben cumplir con las disposiciones legales vigentes y deben incluir el número de la Orden de Compra.
Documentos requeridos para radicación:
- Original factura y tres (3) copias.
- Copia de las remisiones con firma y sello de recibido de acuerdo con la entrega del material, sin excepción para entrega de mercancía.
- Acta de entrega para la prestación de servicios y contratos de obra con la respectiva firma del interventor o usuario del servicio.
- Copia de la orden de compra.
- Los trabajadores independientes deben incluir el pago seguridad social.
Las facturas que no cumplan con éstos requisitos no serán recibidas.
Documentos
Requerimientos de normas de seguridad y salud en el trabajo de Airplan para contratistas
FI - 034 Requisitos de contratación SST
Guía de manejo socio ambiental
